在线电话会议、网络研讨会和会议在 Covid-19 危机之前已经非常流行，但从 2020 年 3 月开始发生的事情成倍地改变了虚拟会议的数量。思科首席执行官查克·罗宾斯 (Chuck Robbins) 告诉 CNBC：“在 3 月的前 11 个工作日内，我们有 5 到 50 亿次会议记录”。他还补充说，一天之内，全球有 3 到 200 万次 Webex 会议，这还不包括一对一的会议。那些只是多人会议。
随着第二波Covid-19席卷欧洲和其他国家，看起来在线会议不会很快消失。至于我，我已将 90% 的业务转移到网上，Zoom 已成为我与客户的主要沟通工具。下面我准备了九个提示和规则列表，以使这些会议更专业和有效。
1。穿得跟办公室一样
虽然在通话时穿着舒适的家居服很诱人，但我建议您像去办公室一样打扮。至少是你衣服的上半部分。显然，对于与您通话的人来说，看到您穿着打扮表明您的行为举止很专业。而且，对自己来说，保持日常生活很重要。
2。测试你的技术
总是在开会前测试你的技术。你的相机和声音工作正常吗？你的电池充电了吗？确保在加入会议和不说话时将自己设为静音，以避免背景噪音。另一个提示是在会议之前测试您的相机，这样您可以确保照明良好并且相机位置正确，这样人们就不会直视您的鼻孔或您不会俯视他们。
3。注意你的背景
确保您不仅在视频上看起来很好和专业，而且您的背景整洁。保持背景尽可能简单明了，避免展示你的床、打开的橱柜、成堆的衣服等。如果创建正确的背景很难或不可能，请尽可能使用数字背景。另外，请确保您的孩子或宠物在通话期间不会打扰您和其他人。
4。避免分心
虽然在听别人说话的同时检查你的手机或电子邮件可能很诱人，因为无论如何没人会看到它，但不惜一切代价避免它。首先，有人可以随时询问您对所讨论主题的意见--如果您不知道所讨论的内容，那将显得非常不专业。其次，您希望其他人也给予您充分的关注，这只是尊重的问题。第三，我们的大脑非常不擅长多任务处理，所以在一天的在线会议之后已经很累的大脑超负荷工作并没有帮到自己的忙。
所以，最好的建议是：
- 把手机调成静音模式
- 关闭你的邮件程序
- 关闭电脑通知
5。准备好所有文档
为了不措手不及，请务必准备好会议所需的所有材料。如果您是会议主持人，请确保您已将演示文稿预先发送给参与者，或者您已在计算机上准备好进行共享。如果您是参与者，请检查会议所需的内容，预先阅读所有信息并确保您手头有所有文件，以避免潜入办公桌下拿起印刷材料。
6。具体点，切中要害
首先，请确保平衡听多少和说多少。当然，这取决于会议的类型。但是，您应该遵循一些一般规则：
- 说话时避免打扰他人
- 确保您积极参与会议
- 要具体、切中要害（意思是尊重别人的时间，不要分享不相干的长篇大论）
7。留在现场
我知道在当天的第六次电话会议期间保持全神贯注可能非常具有挑战性。然而，保持现状和专注将帮助您充分利用会议。保持现状的最佳方式是坐直。避免坐后坐、挂在椅子上或盯着窗外。
8。注意你可能遗漏的东西
在线会议与面对面会议的不同之处在于，我们无法观察他人的肢体语言。记住大约 65% 的信息含义来自非语言交流，我们需要确保我们传达正确的信息，并且我们可能并不总是以正确的方式阅读信息。
注意我们使用的语气和上半身的位置非常重要。另外，如果您对是否理解该消息有疑问，请务必在之后检查。
9。中间休息一下
开很多虚拟会议很累。为了在会议期间保持在场，我们需要在会议结束后让我们的大脑休息一下。我的许多客户开始抱怨“在线会议疲劳”。因此，请确保在会议之间有足够的休息时间。这里有几个想法：
- 凝视窗外。在会议结束后（不是在会议期间！）对我们的大脑来说，这是一项很棒的活动。它可以让我们的大脑四处游荡，休养生息。
- 如果你练习瑜伽，你可以用手或头站立，以确保你的大脑得到额外的氧气。
- 出去走走。没有什么比在外面散步更适合我们和我们的心灵了。
